Varias empresas, varios departamentos

Para añadir una empresa o departamento dentro de una cuenta hay que entrar en Ajustes > Empresa/Departamento> Añadir nueva empresa o añadir nuevo departamento.
Al expedir una factura existe la opción de cambiar la empresa o departamento.



Cuando resulta conveniente agregar un nuevo departamento:

• Si deseas realizar un informe para diferentes departamentos, así como un informe resumido que incluya todos los departamentos parciales;
• Puedes prohibir el acceso a los departamentos seleccionados para algunos de tus colegas usuarios;
• Algunos de los departamentos pueden estar relacionados con una subdivisión diferente (ciudad/sección de producción, etc.). En resumen, cada departamento puede necesitar un tema separado en la sección de numeración;
• Si tienes que usar varias cuentas bancarias diferentes (por ejemplo, generas ventas en diferentes monedas), es más fácil generar un nuevo departamento con los mismos datos, excepto el número de cuenta bancaria y el 'Nombre corto'. Utilizas el 'Nombre corto' para elegir el departamento en tu cuenta de InvoiceOcean;
• Cada departamento podría tener su propio logotipo/sello y, en algunos planes de precios, incluso plantillas de impresión de facturas personalizadas.

Si el departamento tiene una identificación fiscal  (ID IVA) diferente, se convierte en una nueva empresa independiente.

Empresas o departamentos bajo una misma cuenta:

Si estás añadiendo una nueva empresa o departamento bajo una cuenta, entonces todos los clientes y productos son mutuos. En cada tipo de cuenta, puedes añadir una cantidad ilimitada de departamentos. Sin embargo, las empresas separadas se pueden agregar a partir del plan Estándar.


Numeración separada por departamentos: 

Puedes elegir si deseas tener numeración separada para cada departamento. Sin embargo, dentro de una cuenta, el software no permite tener dos facturas con el mismo número por año. Si deseas tener numeración separada, es mejor agregar una letra o número que defina el departamento al principio. De esta manera, cada departamento tendrá numeración separada.

Empresas como cuentas separadas:

Para cada cuenta, puedes agregar una nueva empresa como una cuenta separada (tienen una base de clientes y productos diferentes y se pagan por separado).
Ve a Ajustes > Empresa / Departamentos > Añadir nueva empresa > Añadir empresa (a través de una nueva cuenta).


Después de hacerlo, podrás fácilmente manejar las empresas utilizando el mismo login y contraseña y cambiarlas a través del menu superior.

Si has creado nueva empresa con vistas a tus clientes (opción solo para las oficinas de contabilidad) para que tengan acceso a gestionar cuenta, entra en los ajustes del cuenta y en la pestaña Usuarios introduce los datos del usuario (dirección e-mail) y su papel en el sistema.

OJO: cada de estas empresas debe ser pagada por separado.