Inventario de productos en el almacén

En BitFactura, puedes emitir un documento de 'Inventario', que cuenta automáticamente la cantidad actual en el almacén. También te permite ajustar la cantidad del almacén a lo que se llama inventario físico. Para emitir el documento de inventario, ve a Almacén > Documentos de almacén > Documento nuevo y selecciona Inventario en la pestaña 'Tipo'.

En la columna Almacén en el formulario del documento de inventario, se selecciona para cuál almacén se realizará el inventario.

En la columna Moneda (de venta) se define la moneda de los productos, de un almacén específico, que se deben tener en cuenta durante el inventario.

En la columna Fecha de expedición se especifica la fecha límite hasta la cual se desea contar el inventario de un almacén determinado, desde el inicio de la activación de este almacén.

La opción de marcar la casilla No incluir productos no activos también es importante. Te permite omitir productos que tienen el estado de productos inactivos en el documento de inventario. Puedes obtener más información sobre productos inactivos aquí.

Después de hacer clic en el botón Guardar, el programa comienza a contar los stocks y a generar el documento de inventario.




Después de que el sistema haya completado toda la operación, haz clic en el botón Completado


 

El programa te mostrará el documento de inventario terminado que incluye: cantidad de productos, corrección, precio de compra neto, valor neto (compra) , impuesto sobre el valor agregado (IVA), valor bruto (compra). El resumen del documento mostrará la cantidad del almacén calculada.

La imagen anterior muestra intencionalmente dos ejemplos con cantidades negativas de algunos productos para llamar la atención sobre la opción de vender productos que no están en stock. Esto significa que hemos emitido más documentos SM (Salida de Mercancías) que documentos IM (Ingreso de Mercancías) para un producto específico (esto ocurre si no marcas la opción No permitir vender productos que no están en los almacenes en Ajustes> Ajustes de cuenta > Configuración > Pestaña Productos.

¡Nota! Incluso si en el momento del inventario se descubre que no todas las facturas de venta se han emitido previamente con documentos de almacén, BitFactura tendrá en cuenta las cantidades del producto que se han vendido sin documentos de almacén al contar el inventario.

Esta operación del sistema se debe al ajuste al proceso de la transacción de compra y venta: las ventas documentadas por una factura de venta, para la cual los productos son entregados físicamente, deberían resultar en una reducción de la disponibilidad de los productos en el almacén.
 

¿Y si también cuentas con el llamado 'inventario físico', es decir, un inventario calculado manualmente para productos específicos?

En este punto, puedes ingresar el estado actual del producto en el documento de inventario editándolo con el botón Editar.
Aparecerá un formulario donde podrás cambiar el campo de cantidad para cada uno de los productos.




Los datos ingresados serán visibles después de guardar los cambios en la pestaña de Corrección.

El registro de inventario se trata como un registro temporal. El inventario se puede editar en cualquier momento y se pueden realizar correcciones adicionales.

Esto es útil cuando tienes muchos productos en el almacén y en un momento dado (en un día) no has logrado realizar todo el inventario físico. Puedes regresar al documento, editarlo y completar el trabajo.

Sin embargo, es diferente con la opción de aprobación final del documento de inventario.
 

Aprobación de inventario

Hemos añadido la opción 'Aprobar el inventario' en el sistema, gracias a la cual puedes guardar la forma final del documento, una vez que estés seguro de que no quieres hacer más correcciones.

El botón está disponible en la vista previa de un documento guardado temporalmente.

También hay información sobre el estado actual del documento: El documento de inventario no ha sido cerrado. En este caso, puedes volver a editar el documento y cambiar la cantidad.

Después de hacer clic en el botón Aprobar el inventario, el programa iniciará el registro final del inventario

Después de hacer clic en el botón Listo, el inventario está ahora cerrado. Si deseas editar el documento y aplicar cambios, el programa te mostrará el mensaje El inventario está cerrado y bloqueará la posibilidad de editar la cantidad de productos

El botón 'Aprobar inventario' también está disponible desde el panel de edición del documento

Impresión del documento de inventario

Puedes imprimir el documento de inventario con los precios de compra y los precios de venta. También es posible ocultar los precios.

Simplemente utiliza el menú desplegable sobre el documento de inventario guardado, más precisamente la opción Imprimir > Imprimir sin precio / Incluir los precios de venta

Otra característica importante es la opción de Imprimir sin cantidades equivalentes a cero, cuando los productos dados, por ejemplo, no se han vendido durante mucho tiempo y no deseas que se incluyan en el inventario.

Puede suceder que, sin tener habilitada la opción de 'Gestión de Almacén', ya se hayan generado varias facturas y, después de habilitar dicha opción, desee generar un documento de inventario al final del año. ¿Qué sucederá entonces con los productos vendidos en facturas sin un almacén elegido?

En el momento de generar el inventario, el programa le informará que no todas las facturas están asignadas a un almacén.

Después de seleccionar el almacén y hacer clic en el botón Asignar un almacén, el programa le permitirá volver a generar el documento de inventario.

Cantidades cero en el resumen del almacén para el documento de inventario.

Cuando creas un resumen de documentos de almacén en la pestaña Almacenes> Documentos de almacén, puede suceder que aparezcan ceros en las columnas de cantidad y total neto para el documento de inventario

Estos no son los valores que el inventario contó en el almacén, por ejemplo, al final del año. Los ceros indican que no se introdujeron cambios al generar este inventario. Es decir, no hubo una reedición del inventario ni se llevó a cabo una ejecución del inventario físico. Si realizaste un inventario físico para un inventario dado y cambiaste la cantidad de productos, en lugar de ceros aparecerían valores específicos.

El inventario mencionado es un inventario cuantitativo del almacén, los precios de venta o compra para este inventario se toman de la ficha del producto, no de los documentos de almacén.

Para el inventario de costos en el programa, se utiliza un informe llamado Inventario de Costos.