Numeración de facturas

¿Sabías que BitFactura permite asignar tu propio número de factura? Puedes elegir entre los formatos disponibles o crear tu propio esquema de numeración único con solo unos clics.

Si deseas verificar cómo se numeran los documentos en tu cuenta, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu perfil en BitFactura.es
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Ajustes y elige Ajustes de cuenta.
3. En el menú de la izquierda, selecciona Numeración de facturas; aquí verás el formato de numeración predeterminado actual para varios tipos de documentos.

¿Cómo cambiar el formato de numeración de la factura?

Para cada documento, puedes elegir un formato de ejemplo. Si ninguno de ellos te conviene o si estás comenzando a usar BitFactura durante un ciclo de liquidación anual en curso y deseas mantener la continuidad en la numeración, configura tu forma actual de describir documentos utilizando los siguientes parámetros variables para fechas y numeración: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.

Luego, confirma los cambios haciendo clic en Guardar.

• nr: número consecutivo contado desde el comienzo del año, por ejemplo, 1, 2, etc.
• nr-m: número consecutivo contado desde el comienzo del mes.
• nr-d: número consecutivo contado dentro del día específico.
• yyyy: año de cuatro dígitos, por ejemplo, 2023.
• yy: año de dos dígitos, por ejemplo, 23.
• mm: mes.
• dd: día

Después de cambiar el formato de numeración, el sistema establece la numeración de documentos desde el principio, comenzando con el número 1.

Si estás empezando a utilizar BitFactura durante el año fiscal o migrando desde otro programa y deseas continuar con la numeración y el formato, puedes cambiar manualmente el número al emitir la primera factura. Por ejemplo, si deseas que la numeración comience desde el número 15, ingresa manualmente 15/10/2023 en el campo de Número de Factura. Luego, el sistema continuará automáticamente la numeración, y la siguiente factura se numerará como 16 (16/10/2023).

A partir de ese momento, cada documento recién emitido tendrá el formato que prefieras. Ya no necesitas preocuparte por guardar la numeración en cada factura, ya que se generará automáticamente en el orden de emisión de las facturas. Si deseas realizar cambios en una factura específica, no hay problema. Puedes hacerlo desde la interfaz de edición de la factura. Sin embargo, ten en cuenta que, a pesar de los cambios manuales, el sistema continuará con la numeración previamente establecida.

Del mismo modo, procede con el formato de numeración de otros documentos, como notas de crédito, facturas proforma o diversos tipos de documentos de almacén.
 

Fecha y Numeración de Facturación

¡Nota! Recuerda que al emitir facturas en el cambio de mes, por ejemplo, desde la noche del 31 de agosto hasta el 1 de septiembre, la factura se numerará según la fecha actual. Tal vez, al emitir una factura por la noche, desees que aún se cuente para agosto, por lo que le asignas un número como 31/08/2023. El programa, al emitir documentos subsiguientes en septiembre, sugerirá el último número de la fecha 01/09/2022 y comenzará automáticamente a numerar los siguientes documentos, asignándoles números más altos, como 32, 33, y así sucesivamente... (32/09/2023, 33/09/2023..., 40/09/2023). Esto resultará en un espacio en la numeración, por lo que es esencial recordar cambiar también la fecha de emisión del documento.




Esto minimizará el riesgo de error y te ahorrará tiempo, ya que no tendrás que editar el número en cada factura. Recuerda aquí las tres variantes:

Variante 1 → El número de departamento 1 tiene una numeración diferente al número de departamento 2. En este caso, los documentos individuales mantendrán la numeración por departamento, por ejemplo,

Departamento número 1:                            Departamento número 2:

Factura1/2023.                                                  Factura 1/8/2023
Recibo de caja 2/2023                                    Recibo de caja 2/8/2023
Nota contable 3/2023                                   Nota contable 3/8/2023
Pago anticipado 4/2023                                 Pago anticipado 4/8/2023
 

Variante 2 → La numeración se realiza por documento independientemente del departamento, por ejemplo,

Departamento número 1:                             Departamento número 2:

Factura 1/2023                                                    Factura 2/2023
Recibo de caja KP1/2023                                Recibo de caja KP2/2023
Nota contable N1/2023                                  Correction note N2/2023
Pago anticipado Z1/2023                                 Pago anticipado Z2/2023

Variante 3 → Numeración de acuerdo al orden de emisión de documentos, por ejemplo,

Departamento número 1:                               Departamento número 2: 

Factura 1/2023                                                    Factura final 4/2023
Recibo de Caja 2/2023                                       Factura 6/2023
Nota contable 3/2023                                        Factura final 7/2023
Pago anticipado 5/2023                                     Nota contable 8/2023
 

Numeración Continua de Documentos

Si lo necesitas, también puedes marcar la opción para la Numeración Continua de Documentos. Esta opción te permite mantener una continuidad absoluta en la numeración, lo que significa que al comenzar el nuevo año, la numeración no empezará desde el número 1, sino que continuará según la secuencia del año anterior.

La numeración continua funcionará solo si no aplicamos parámetros de numeración diaria y mensual (nr-m y nr-d) en el formato de numeración.

Numeración Separada de Documentos para Departamentos

Si estás utilizando diferentes departamentos dentro de tu empresa y deseas aplicar formatos de numeración separados para cada departamento, haz clic en Ajustes y elige la opción Empresa/departamento. Una vez que estés en el departamento seleccionado, marca la opción Numeración separada para este departamento/empresa. Esta función está disponible a partir del plan Básico. Cuando aparezca la lista de documentos que utilizas, establece los formatos de numeración según tus necesidades. Puedes repetir este proceso para cada departamento en la cuenta. Las instrucciones detalladas sobre cómo configurar la numeración separada se encuentran aquí.

Recuerda que después de guardar los cambios, el sistema tratará estas configuraciones como si se anularan las configuraciones de la cuenta.

Muchos clientes piensan que simplemente marcar esta opción resultará en una numeración separada. Para que los documentos se numeren de manera separada en diferentes departamentos, después de marcar esta opción, realiza un cambio en el formato de numeración, como agregar la abreviatura de la empresa o información específica del departamento al principio o al final del formato, o elige un formato completamente diferente. Otro cambio simple es introducir separadores diferentes; por ejemplo, en lugar de "/", puedes usar "." u otro carácter. Debe haber al menos un carácter de diferencia en el formato de numeración para garantizar una numeración separada para cada departamento.

Imaginemos que diriges una tienda de ropa y deseas que las facturas de cada plataforma tengan una numeración separada. Crea tres departamentos en el menú Ajustes > Empresa/departamento: uno para la tienda física con su propia numeración, otro para la tienda en línea y un departamento para una plataforma como Amazon. Asigna un esquema de numeración distintivo a cada uno, marcando la opción Numeración separada para este departamento/empresa en la edición del departamento, e ingresa el formato de numeración de la factura. Por ejemplo, para Amazon, utiliza AZ-nr/mm, para la tienda en línea utiliza TL-nr/mm y para la tienda física utiliza TF-nr/mm. De esta manera, en caso de devoluciones o quejas, tienes una forma clara de asignar el documento relevante al departamento necesario.