Numeración de facturas
Última actualización: 31/10/2024
¿Sabías que BitFactura permite asignar tu propio número de factura? Puedes elegir entre los formatos disponibles o crear tu propio esquema de numeración único con solo unos clics.
Si deseas verificar cómo se numeran los documentos en tu cuenta, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu perfil en BitFactura.es
- En la esquina superior derecha, haz clic en Ajustes y elige Ajustes de cuenta.
- En el menú de la izquierda, selecciona Numeración de facturas; aquí verás el formato de numeración predeterminado actual para varios tipos de documentos.
¿Cómo cambiar el formato de numeración de la factura?
Para cada documento, puedes elegir un formato de ejemplo. Si ninguno de ellos te conviene o si estás comenzando a usar BitFactura durante un ciclo de liquidación anual en curso y deseas mantener la continuidad en la numeración, puedes configurar tus documentos utilizando los siguientes parámetros variables para fechas y numeración: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.
Luego, confirma los cambios haciendo clic en Guardar.
- nr: número consecutivo contado desde el comienzo del año, por ejemplo, 1, 2, etc. Numeración recomendada para facturas en España.
- nr-m: número consecutivo contado desde el comienzo del mes. Si utilizas este parámetro, la numeración se reiniciará cada mes.
- nr-d: número consecutivo contado dentro del día específico. Si utilizas este parámetro, la numeración se reiniciará cada día.
- yyyy: año de cuatro dígitos, por ejemplo, 2023.
- yy: año de dos dígitos, por ejemplo, 23.
- mm: mes.
- dd: día
Después de cambiar el formato de numeración, el sistema establece la numeración de documentos desde el principio, comenzando con el número 1.
Si estás empezando a utilizar BitFactura durante el año fiscal o migrando desde otro programa y deseas continuar con la numeración y un formato específico (por ejemplo FACTURA-nr), puedes cambiar manualmente el número al emitir la primera factura. Por ejemplo, si deseas que la numeración comience desde el número 15, ingresa manualmente FACTURA15 en el campo de Número de Factura. Luego, el sistema continuará automáticamente la numeración, y la siguiente factura se numerará como 16 (FACTURA 16).
A partir de ese momento, cada documento recién emitido tendrá el formato que hayas elegido. Ya no necesitas preocuparte por guardar la numeración en cada factura, ya que se generará automáticamente en el orden de emisión de las facturas. Si deseas realizar cambios en una factura específica, no hay problema. Puedes hacerlo desde la interfaz de edición de la factura. Sin embargo, ten en cuenta que, a pesar de los cambios manuales, el sistema continuará con la numeración previamente establecida.
Del mismo modo, procede con el formato de numeración de otros documentos, como notas correctivas facturas proforma o diversos tipos de documentos de almacén.
Formato de Fecha y Numeración de Facturación
¡Atención! Recuerda que al emitir facturas en el cambio de mes, por ejemplo, en la noche del 31 de agosto al 1 de septiembre, la factura se numerará según la fecha actual. Si emites la factura después de la medianoche, es decir, ya el 1 de septiembre, pero quieres que se cuente como perteneciente a agosto, le debes asignar un número como 31/08/2023. Cuando el programa emita documentos posteriores en septiembre, sugerirá el último número con la fecha de emisión del 1 de septiembre de 2023 y comenzará a enumerar automáticamente los siguientes documentos, asignándoles números más altos, como 32, 33 y así sucesivamente... (32/09/2023, 33/09/2023...., 40/09/2023).
Esto creará una brecha (espacio) en la numeración, por lo que también es importante recordar cambiar la fecha de emisión del documento. Si cambias la fecha de emisión del documento a, por ejemplo, el 31 de agosto, el sistema completará automáticamente el número de factura correcto de acuerdo con las facturas emitidas anteriormente en agosto.
Numeración común de los documentos con el mismo formato de archivo
Esto minimizará el riesgo de error y te ahorrará tiempo, ya que no tendrás que editar el número en cada factura. Recuerda aquí las tres variantes:
Variante 1 → El número de departamento 1 tiene una numeración diferente al número de departamento 2. En este caso, los documentos individuales mantendrán la numeración por departamento, por ejemplo,
Departamento número 1: Departamento número 2:
Dept 1 Factura 1 Dept 2 Factura 1
Dept 1 Recibo de caja 2 Dept 2 Recibo de caja 2
Dept 1 Nota contable 3 Dept 2 Nota contable 3
Dept 1 Pago anticipado 4 Dept 2 Pago anticipado 4
Variante 2 → La numeración se realiza por documento independientemente del departamento, por ejemplo,
Departamento número 1: Departamento número 2:
Factura 1 Factura 2
Recibo de caja 1 Recibo de caja 2
Nota contable 1 Nota contable 2
Pago anticipado 1 Pago anticipado 2
Variante 3 → Numeración de acuerdo al orden de emisión de documentos, por ejemplo,
Departamento número 1: Departamento número 2:
Factura 1 Factura final 4
Recibo de Caja 2 Factura 6
Nota contable 3 Factura final 7
Pago anticipado 5 Nota contable 8
Numeración Continua de Documentos
Si lo necesitas, también puedes marcar la opción para la Numeración Continua (sin resetear la numeración al principio de cada año) de Documentos. Esta opción te permite mantener una continuidad absoluta en la numeración, lo que significa que al comenzar el nuevo año, la numeración no empezará desde el número 1, sino que continuará según la secuencia del año anterior.
La numeración continua funcionará solo si no aplicamos parámetros de numeración diaria y mensual (nr-m y nr-d) en el formato de numeración.
Numeración Separada de Documentos para Departamentos
Si estás utilizando diferentes departamentos dentro de tu empresa y deseas aplicar formatos de numeración separados para cada departamento, haz clic en Ajustes y elige la opción Empresa/departamento. Una vez que estés en el departamento seleccionado, marca la opción Numeración separada para este departamento/empresa. Esta función está disponible a partir del plan Básico. Cuando aparezca la lista de documentos que utilizas, establece los formatos de numeración según tus necesidades. Puedes repetir este proceso para cada departamento en la cuenta. Las instrucciones detalladas sobre cómo configurar la numeración separada se encuentran aquí.
Recuerda que después de guardar los cambios, el sistema tratará estas configuraciones como si se anularan las configuraciones de la cuenta.
Muchos clientes piensan que simplemente marcar esta opción resultará en una numeración separada. Para que los documentos se numeren de manera separada en diferentes departamentos, después de marcar esta opción, realiza un cambio en el formato de numeración, como agregar la abreviatura de la empresa o información específica del departamento al principio o al final del formato, o elige un formato completamente diferente. Otro cambio simple es introducir separadores diferentes; por ejemplo, en lugar de "/", puedes usar "." u otro carácter. Debe haber al menos un carácter de diferencia en el formato de numeración para garantizar una numeración separada para cada departamento.
Imaginemos que diriges una tienda de ropa y deseas que las facturas de cada plataforma tengan una numeración separada. Crea tres departamentos en el menú Ajustes > Empresa/departamento: uno para la tienda física con su propia numeración, otro para la tienda en línea y un departamento para una plataforma como Amazon. Asigna un esquema de numeración distintivo a cada uno, marcando la opción Numeración separada para este departamento/empresa en la edición del departamento, e ingresa el formato de numeración de la factura. Por ejemplo, para Amazon, utiliza AZ-nr, para la tienda en línea utiliza TL-nr y para la tienda física utiliza TF-nr. De esta manera, en caso de devoluciones o quejas, tienes una forma clara de asignar el documento relevante al departamento necesario.
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