Buzón - buzón de entrada para gastos
Última actualización: 05/01/2026
Tabla de contenido del artículo:
- Cómo funciona el Buzón – el buzón de entrada de documentos para gastos
- Cómo habilitar el Buzón – el buzón de entrada para gastos
- Función Buzón activo
- Filtro de búsqueda – Buzón
- Actividades relacionadas con el documento – correo electrónico del remitente
- Límites y restricciones
- FAQ – preguntas y respuestas
¿Cómo funciona el Buzón – el buzón entrada de documentos para gastos?
- Dirección de correo designada – Cada cuenta en el sistema BitFactura puede crear su propia dirección de correo individual, por ejemplo: gastos@cuenta1.bitfactura.com .
- Envío de facturas – Simplemente envía una factura de gasto (formatos admitidos: PDF, JPG, TIFF, PNG, GIF) a esta dirección.
- Recepción y procesamiento de documentos – Las facturas enviadas llegan directamente a BitFactura, donde aparecen como documentos pendientes. Puedes introducir el documento manualmente para completar tú mismo los datos.
Con el Buzón de entrada de gastos puedes:
- Enviar por correo las facturas recibidas a BitFactura con un solo clic (usando la función “Reenviar”, etc.).
- Compartir tu dirección de correo de gastos con tus contratistas para que puedan enviar las facturas directamente a tu cuenta de BitFactura.
- Pagar rápidamente las facturas desde la list de gastos (mediante Transferencia rápida o por transferencia bancaria tradicional tras escanear el código QR).
¿Cómo habilitar el Buzón – el buzón de entrada para gastos?
Para activar la función:
2. Haz clic en el botón Definir correo electrónico .
3.Configura tu dirección de correo designada a la que se enviarán las facturas de gastos – un ejemplo es gastos@cuenta1.bitfactura.com, donde:
4. gastos – puede ser cualquier texto que elijas, por ejemplo: costes, factura, compra, etc. Puedes usar entre 3 y 30 caracteres, incluidos letras minúsculas, números y los caracteres especiales “.”, “-” y “_”.
5. cuenta1 – es el prefijo de tu cuenta, que puedes cambiar en Ajustes > Ajustes de cuenta > Dirección de la cuenta.
6. bitfactura.com – es el dominio de nuestro servicio BitFactura, el cual no puede modificarse, incluso si tienes habilitada la función Envío de correos electrónicos desde tu propio servidor.
8. Después de guardar la dirección, el correo ingresado será visible en Ajustes > Ajustes decuenta > Configuración > Gastos > Buzón – buzón de entrada para gastos. A la derecha de este campo se encuentra un ícono para copiar rápidamente la dirección, la cual puedes compartir con tu contratista para el envío de facturas. Puedes desactivar en cualquier momento la dirección de correo establecida para el envío de facturas de gastos y cambiarla por otra usando el botón Cambiar correo electrónico.
Función Buzón activo
Después de activar la función, en la pestaña de Gastos, aparecerá en el lado derecho de la pantalla la dirección de tu buzón junto con una opción para copiarla rápidamente.
Al mismo tiempo, recibirás una confirmación de la activación del servicio en la dirección de correo del Administrador principal de la cuenta.
Al hacer clic en la vista previa de la factura de gastos, puedes ver el archivo adjunto enviado desde el Buzón y puedes añadir los datos de la siguiente manera:
- Selecciona la opción Rellenar manualmente y aparecerá un formulario de gasto que deberás completar tú mismo basándote en el archivo adjunto enviado.
Después de añadir el gasto, este se incluirá en los reportes del sistema y en las estadísticas de la empresa.
En la lista de facturas de gastos enviadas desde el Buzón, aparece un sobre junto a cada una de ellas:
- Sobre negro – indica que el gasto se añadió a través del Buzón, por lo que puedes distinguir qué gastos fueron ingresados manualmente en el sistema por ti o tus empleados, y cuáles fueron enviados mediante el buzón designado para tus facturas de gastos.
- Sobre amarillo – indica que el gasto requiere ser completado.
- Sobre rojo – aparece solo en los planes Gratis y Básico cuando se alcanza el límite de 20 documentos enviados a través del Buzón – la bandeja de entrada de gastos.
Si estás utilizando la suscripción Gratis o Básico, al añadir un gasto desde el Buzón, el sistema, además de la opción para agregar el documento, mostrará información sobre los límites disponibles. Si el límite aún no se ha alcanzado, aparecerá un ícono de sobre amarillo en la lista de facturas, y en la vista del gasto verás un mensaje indicando cuántos documentos puedes añadir todavía. Una vez que se supere el límite, aparecerá un ícono de sobre rojo en la lista de facturas y se mostrará un mensaje en la vista previa del documento informando que se ha excedido el límite disponible. Los botones que permiten añadir el gasto quedarán deshabilitados.
Filtro de búsqueda – Buzón
En la lista de gastos, en el lado izquierdo del panel de filtros, hay un parámetro Buzón. Al hacer clic en este campo, puedes elegir una de las tres opciones:
- Todos – muestra todos los gastos que fueron enviados al Buzón.
- No aprobados – muestra solo los gastos no aprobados enviados al Buzón.
- Aprobados – muestra solo los gastos aprobados enviados al Buzón.
Actividades relacionadas con el documento – Correo electrónico del remitente
Después de aprobar un documento de gasto, puedes verificar desde qué dirección de correo electrónico se envió a tu Buzón.
Ve a la vista previa del documento y luego navega hasta la sección Documentos: operaciones, ubicada debajo de la vista previa de la factura. En la fila Generación del documento, encontrarás la dirección de correo electrónico del remitente desde la cual se envió el gasto.
Límites y restricciones
- La posibilidad de enviar gastos a través del Buzón está limitada a 20 documentos en los planes Gratis y Básico . Este límite no se restablece una vez alcanzado. Si deseas enviar un número ilimitado de facturas de gastos, actualiza al plan Estándar o superior – consulta los precios de BitFactura .
- El tamaño máximo de los mensajes entrantes y salientes es de 20 MB . Este límite se aplica a todo el mensaje, incluyendo el contenido y los archivos adjuntos.
FAQ – Preguntas y respuestas
1. ¿Puedo emitir una factura rectificativa en el Buzón?
No, para los documentos añadidos a través del Buzón no es posible cambiar su tipo a factura rectificativa. Las correcciones deben emitirse directamente en el sistema utilizando el formulario de creación de documentos.
2. ¿Puedo emitir otros tipos de documentos en el Buzón (por ejemplo, factura final, factura de anticipo)?
Sí, pero en el primer paso el formulario del Buzón está limitado a los tipos básicos de documentos: factura, proforma y recibo. En ese caso, debes guardar el documento como factura y luego, en modo de edición, utilizando el formulario completo del documento, puedes cambiar su tipo a otro (por ejemplo, factura final o factura de anticipo).
3. Envié un archivo PDF que contiene varias facturas, ¿por qué solo se guarda una?
El sistema analiza y procesa solo una factura por documento . Esto significa que si envías un archivo que contiene varias facturas (facturas separadas o un archivo combinado), solo se ingresará la primera.
Las facturas restantes deben guardarse localmente y ser ingresadas manualmente (o reenviadas individualmente al Buzón). Actualmente, no existe una función de procesamiento masivo para varias facturas desde un único archivo PDF dentro del Buzón. Como alternativa, puedes utilizar la función de importación de documentos.
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