Categorías - ¿qué son y cómo utilizarlas?

Dentro de la configuración del sistema de BitFactura, puedes utilizar la opción para añadir categorías. Puedes asignar categorías a los clientes, productos, así como a los ingresos y gastos añadidos por ti.

Añadir categorías te permitirá organizar los datos en el sistema según criterios predefinidos. Esto puede ser útil cuando, por ejemplo, deseas buscar personas de un país específico en toda tu lista de clientes. O en el caso de los productos, puedes dividirlos en aquellos disponibles solo en tienda y aquellos disponibles solo en línea. Categorizar datos en el sistema te ayudará a refinar la información según los filtros que establezcas en el futuro. Esto también te permitirá generar reportes y gráficos desglosados por categorías.

La opción para agregar categorías está disponible para cada plan de suscripción ofrecido en BitFactura.
 

¿Cómo agregar categorías?

Aparecerá una ventana donde podrás agregar categorías utilizando el botón Añadir. Si previamente has añadido categorías, verás una lista de todas las categorías creadas anteriormente.

Después de hacer clic en el botón Añadir, verás un formulario de adición de categoría. Ingresa su nombre en el campo Nombre. Opcionalmente, puedes agregar una descripción, que complementará el nombre principal. Sin embargo, no será visible en ningún documento

Las categorías se mostrarán como una lista. A partir de este punto, las categorías añadidas también pueden ser editadas o eliminadas utilizando el icono de engranaje en el lado derecho. Al hacer clic en él, aparecerán opciones para Ver, Editar y Eliminar.

¡Atención!: La categoría de la factura tiene prioridad. Esto significa que solo si no se asigna ninguna categoría a una factura en particular, entonces se tomarán en cuenta las categorías de los productos en esa factura.

Filtrar facturas por categoría

Dentro del sistema, hay una opción disponible para filtrar documentos según su categoría asignada. Para filtrar documentos utilizando esta opción, ve a la lista de documentos a través de la pestaña de Ingresos > Todo o selecciona un tipo específico de documento. Esta opción también está disponible junto al lado de gastos.

En el panel de filtrado, ubicado en el lado izquierdo, hay una columna de Categoría. Al hacer clic en el campo, el sistema enumerará todas las categorías agregadas dentro de la cuenta.

Puedes seleccionar las categorías necesarias haciendo clic en sus nombres. Si deseas seleccionar más de una categoría, debes hacer clic en el campo de categoría cada vez para mostrar la lista nuevamente.

Además, al hacer clic en este campo, también puedes buscar una categoría escribiendo su nombre. En este caso, el sistema sugerirá las opciones más relevantes, las cuales puedes confirmar haciendo clic en el nombre de la categoría.

Después de seleccionar la categoría, confirma la búsqueda haciendo clic en el botón de Buscar. El sistema mostrará los documentos que tienen las categorías seleccionadas asignadas.

La opción de filtrado también está disponible para las bases de datos de clientes y productos. Al navegar a la pestaña de Clientes o Productos, el sistema también permite filtrar por categoría.


 

En artículos separados, detallamos cómo asignar categorías a clientes, productos, ingresos y gastos:

1. Cómo agregar una categoría a un cliente.
2. Cómo agregar una categoría a un producto y agruparlos.
3. Cómo agregar categorías a ingresos y gastos.

Además, puedes revisar: ¿Cómo encontrar facturas antiguas/archivadas en la cuenta?