¿Cómo encontrar facturas antiguas/archivadas en la cuenta?

Si emites una gran cantidad de documentos dentro de tu cuenta de BitFactura o has estado colaborando con nosotros durante varios años, es posible que te preguntes cómo encontrar documentos archivados.

Por defecto, el sistema muestra documentos de los últimos 12 meses en la lista de todas las facturas que has creado, así como en listas de tipos de documento individuales.

Este filtro se establece automáticamente, por lo que los usuarios del sistema a menudo no saben cómo encontrar facturas en su cuenta que fueron creadas hace más de un año. La falta de visibilidad de estos documentos no significa que hayan sido eliminados por nosotros. BitFactura no elimina ningún documento creado dentro de la cuenta. En este artículo, te mostraremos cómo utilizar las opciones de filtrado en el sistema para agilizar el proceso de búsqueda de facturas antiguas.

Filtrar por período

La visualización de documentos emitidos en los últimos 12 meses se aplica tanto a las facturas en el lado de ingresos como en el de gastos.

Las opciones de filtrado están disponibles en el lado izquierdo de cada lista de facturas. Este es un panel de filtrado diseñado para facilitar el agrupamiento y la búsqueda de documentos.



En la columna de Período, notarás el ajuste predeterminado: los últimos 12 meses.

La lista de facturas que el sistema mostrará después de cambiar a la pestaña de Ingresos o Gastos estará limitada a este período. Sin embargo, esto no significa que los documentos emitidos anteriormente no estén disponibles en tu cuenta. Todo lo que necesitas hacer es ampliar el período de búsqueda de facturas en el sistema a todos o a un rango de fechas seleccionado.

Al hacer clic en la columna de Período, tienes la opción de elegir un filtro entre varias opciones disponibles. Estas incluyen:

• Últimos 12 meses;
• Este mes;
• lo últimos 30 días;
• El mes pasado;
• Este año;
• El año pasado;
• Trimestre actual;
• Trimestre anterior;
• Todo;
• y más.

La opción de más te permite especificar de manera independiente el rango de fechas desde el cual deseas filtrar las facturas. Si utilizas esta función, aparecerán campos adicionales en el panel: Fecha de y Fecha a, donde puedes seleccionar un período específico. Puedes elegir las fechas utilizando el calendario que aparecerá al hacer clic en el campo correspondiente.

Al confirmar con el botón de Buscar, ubicado en la parte inferior del panel de filtrado, el sistema mostrará solo los documentos que coincidan con los filtros que hayas seleccionado. No tienes que limitarte a solo un filtro. Cuanto más precisamente definas las condiciones de búsqueda, más precisos serán los resultados que obtendrás.

Gracias a esto, dentro de tu cuenta, no solo puedes encontrar documentos emitidos después de los últimos 12 meses, sino que también tienes la oportunidad de refinar tu búsqueda y recibir solo los resultados que más te interesen.


 

Otros filtros disponibles

El panel de filtrado te permite utilizar una amplia gama de filtros que te permitirán obtener resultados precisamente adaptados. La visibilidad de los filtros depende de las opciones habilitadas en tu cuenta. Ejemplos de filtros incluyen:

• Tipo de documento;
• Estado;
• Departamento (si tienes múltiples departamentos agregados a tu cuenta);
• Tipo de pago;
• Moneda.

En el panel, también puedes usar opciones de búsqueda adicionales. Estarán disponibles después de hacer clic en la opción más ↓.
 

Búsqueda por palabra clave o número

El sistema ofrece un filtro que te permite buscar documentos basados en una palabra clave seleccionada. En el panel de filtrado, hay una opción llamada Rellenar con palabra clave o número. En el campo visible, puedes ingresar, por ejemplo, el número de la factura que estás buscando, el nombre o apellido del cliente para quien la emitiste, o cualquier otra frase que pueda ayudarte a encontrar el documento en el sistema.

Dentro de este filtro, también puedes usar la opción de Búsqueda avanzada.

La casilla de verificación de Búsqueda avanzada aparecerá después de hacer clic en el campo de Rellenar con palabra clave o número. El sistema utilizará opciones de búsqueda avanzada. La función de búsqueda avanzada permite, entre otras cosas, buscar frases en campos como nombres de productos/servicios o notas agregadas a la factura. Con su ayuda, también puedes buscar según los datos contenidos en los campos de destinatario, dirección de correo electrónico alternativa y descripción adicional si se proporciona.


 

No puedo encontrar un documento en el sistema: Actividad de la cuenta

Existen situaciones en las que, a pesar de utilizar las opciones de filtrado de documentos, no puedes encontrarlo en tu cuenta. Tampoco puedes recordar si el documento fue editado o tal vez eliminado del sistema por uno de los usuarios. ¿Qué puedes hacer en ese caso? ¿Cómo puedes verificar qué sucedió con el documento?

En el sistema, para un usuario con el rol de administrador principal, existe una opción para verificar la actividad detallada de la cuenta.

Con esta opción, puedes revisar varios tipos de actividades relacionadas con documentos, incluida la creación, edición o eliminación de documentos. En la pestaña de actividad de la cuenta, también puedes filtrar búsquedas por rangos de fechas seleccionadas o usuarios.

Para acceder a la verificación de la actividad, debes ir a Ajustes > Ajustes de cuenta > Tu cuenta, y en la sección de Otros, marca la casilla de verificación Mostrar actividad de usuario.



Después de guardar los cambios en la pestaña Ajustes > Actividad, tendrás la capacidad de verificar las actividades asociadas con tu cuenta.



Más información sobre la opción de actividad de la cuenta en: ¿Cómo verificar la actividad de la cuenta?