Multiples empresas, multiples departamentos

En BitFactura, es posible crear empresas y departamentos separados dentro de una sola cuenta. Gracias a esta opción, puedes generar documentación para varias sucursales de una misma empresa (con un solo NIF) o para varias empresas con diferentes números de NIF bajo una única suscripción. En este artículo, explicaremos cómo funciona la opción de múltiples departamentos y múltiples empresas dentro de una cuenta.
 

Todo sobre la opción de múltiples empresas y múltiples departamentos en una cuenta

Al utilizar los planes Básico, Estándar o Profesional, tienes la posibilidad de crear múltiples departamentos de una empresa bajo un mismo número de NIF dentro de tu cuenta. La opción de múltiples departamentos NO está disponible en el plan Gratis.

El número de empresas con diferentes números de NIF (agregadas de la misma manera que los departamentos) que puedes crear dentro de una cuenta es el siguiente:

• 1 en los planes Gratis y Básico,
• 3 en el plan Estándar,
• Ilimitadas en el plan Profesional.

Para añadir correctamente una nueva empresa utilizando la opción de múltiples empresas dentro de una cuenta, ve a:

Ajustes > Empresa/Departamento > Añadir nueva empresa > Añadir empresa como departamento.

¿Cuándo usar la opción de múltiples departamentos?

Un departamento separado dentro de una empresa puede ser, por ejemplo, una ubicación diferente, una cuenta bancaria separada o una tienda individual si gestionas más de una. Esta también es una buena solución si vendes tus productos en un idioma extranjero o en una moneda diferente; en ese caso, puedes crear un departamento separado para las facturas en alemán y otro para las facturas en español.

En la pestaña Empresa/Departamento los departamentos se agruparán según su número de NIF.

Nueva empresa añadida como nueva cuenta

Una nueva empresa añadida utilizando la opción Añadir empresa (vía cuenta nueva) dará lugar a la creación de una cuenta completamente nueva dentro del mismo perfil de usuario. Al iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico y la contraseña asignada, obtienes acceso a todas las cuentas del sistema vinculadas a ese correo electrónico/login.

La opción de cambiar entre cuentas está disponible desde el menú principal. Entre el campo Buscar y tu dirección de correo electrónico, aparecerá el nombre de la cuenta en la que estás actualmente conectado. Solo tienes que hacer clic en ese nombre para ver la lista de cuentas vinculadas entre las que puedes cambiar.



Cuando se trata de la diferencia entre crear una nueva empresa y un nuevo departamento, esta radica en el hecho de que los departamentos de la empresa comparten el mismo número de NIF, y este NIF también aparecerá en el campo de NIF cuando quieras crear un departamento separado de la misma empresa. Si eliges un NIF diferente, el departamento se asignará automáticamente a la empresa a la que pertenece ese NIF. Sin embargo, si decides introducir un NIF completamente nuevo, el sistema te dará inmediatamente la opción de crear una nueva empresa en lugar de un nuevo departamento.

La imagen a continuación muestra la diferencia en la apariencia entre múltiples departamentos y múltiples empresas en la pestaña Ajustes > Empresa/Departamento.



Puedes leer más sobre departamentos, empresas y cuentas bancarias (su creación y las diferencias entre ellos) en el artículo Nuevo departamento, nueva empresa, nueva cuenta bancaria – ¿cuál es la diferencia y cómo añadirlos?
 

Empresas o departamentos dentro de una cuenta

Si añades una nueva empresa como un departamento dentro de una cuenta, la base de clientes y la base de productos permanecerán compartidas para todas las empresas bajo esa cuenta. Desde una sola cuenta en los planes de pago, puedes añadir cualquier cantidad de departamentos separados. Sin embargo, las empresas separadas dentro de una misma cuenta solo se pueden añadir a partir del plan Estándar.

Para añadir un departamento o empresa dentro de una cuenta, ve a Ajustes > Empresa/Departamento. Después de añadir departamentos/empresas, puedes cambiar entre ellos al emitir facturas. Puedes leer más sobre esto en el artículo Cómo cambiar de departamento al emitir facturas.

Numeración separada para departamentos

Para cada departamento, podemos especificar si queremos tener numeración separada. Sin embargo, dentro de una sola cuenta, el sistema no permite emitir dos facturas con exactamente el mismo número en el mismo año. Por lo tanto, si deseas tener numeración separada para los departamentos, lo mejor es añadir, al inicio del formato de numeración, por ejemplo, una letra o una abreviatura de la empresa que identifique el departamento. De esta manera, cada departamento tendrá números de factura únicos. Puedes leer más sobre esto en el artículo Numeración separada de facturas para diferentes departamentos.

Moneda separada para cada departamento del sistema

En cada departamento, puedes configurar libremente la moneda, la cual se actualizará automáticamente en el formulario de la factura al seleccionar ese departamento. Puedes encontrar un artículo que explica cómo especificar la moneda de la cuenta bancaria del departamento en Moneda de la cuenta bancaria.
 

Otros ajustes separados dentro de un departamento

Dentro de la configuración del departamento, también puedes elegir: