Nuevo departamento, nueva empresa, nueva cuenta bancaria - ¿Cuál es la diferencia y cómo añadirlos?

BitFactura te brinda la posibilidad de gestionar varias empresas y departamentos, así como agregar varias cuentas bancarias desde una sola cuenta.

Utilizando los planes de suscripción Básico, Estándar y Profesional tienes la posibilidad de crear varios departamentos de empresa en tu cuenta (bajo un solo ID de IVA), mientras que el número de empresas (agregadas de la misma manera que se agregan los departamentos, pero con diferentes IDs de IVA) que puedes crear dentro de una cuenta es de 1 en el plan Gratis y Básico, 3 en el plan Estándar, e ilimitado en el plan Profesional.

Ten en cuenta que cada una de estas empresas añadidas en una cuenta separada en BitFactura está sujeta a una tarifa por separado.

Para ver las opciones que ofrecemos, ve a Ajustes > Empresa/Departamento. Aparecerán tres botones en el lado izquierdo: Añadir nuevo departamento, Añadir nueva empresa y Añadir nueva cuenta bancaria:

Si deseas añadir:

(a) un nuevo departamento o cuenta bancaria:

• rellena los campos manualmente y presiona el botón Guardar.

• elige una de las opciones que aparecerán: Añadir empresa como departamento o Añadir empresa (vía nueva cuenta) - más adelante en este artículo leerás cómo difieren en detalle estas dos opciones;

• al añadir una empresa por departamento, sigue los mismos pasos que al crear un nuevo departamento (instrucciones arriba);

al añadir una empresa a través de una nueva cuenta, sigue las instrucciones en esta entrada bajo el título Nueva Empresa.
 

Nuevo departamento

Un departamento separado puede ser, por ejemplo, una ubicación independiente, una cuenta bancaria diferente o una tienda por separado si tienes más de una. Esta también es una buena solución si vendes tus productos en otro idioma o moneda extranjera; en ese caso, puedes crear un departamento separado para facturas en alemán y otro para facturas en francés.

Un departamento de empresa puede ser tanto una sucursal independiente como una parte separada de la empresa que deseas informar por separado. Después de agregar varios departamentos, el usuario podrá generar informes resumidos o informes desglosados por departamentos individuales.

Si añades una nueva empresa como un departamento dentro de una cuenta, los clientes y productos seguirán siendo comunes.

Una vez creado, tus colegas solo podrán acceder al departamento que hayas seleccionado sin poder navegar a otros departamentos.

Si deseas mantener varias numeraciones de factura separadas, tienes la opción de añadir varios departamentos de empresa y definir un esquema de numeración de factura diferente para cada departamento.

Si estás utilizando varias cuentas bancarias, puede ser beneficioso para ti añadir varios departamentos que solo difieran en el nombre corto y el número de cuenta. Gracias a esto, podrás seleccionar fácilmente el número de cuenta apropiado al añadir una nueva factura. 

Es importante destacar que los departamentos de la empresa comparten el mismo número de identificación fiscal (NIF), y esto también aparecerá en la sección del número de identificación fiscal cuando desees crear un departamento separado de la misma empresa. Si seleccionas un número de identificación fiscal diferente, el departamento se asignará automáticamente a la empresa a la que pertenece ese número de identificación fiscal. Si optas por ingresar un número de identificación fiscal completamente nuevo, el sistema te ofrecerá inmediatamente la opción de crear una nueva empresa en lugar de un nuevo departamento.

Para añadir inmediatamente una entidad con un número de identificación fiscal (VAT ID) diferente, utiliza el botón Añadir nueva empresa.

Nueva empresa

Puedes añadir una nueva empresa de dos maneras:

1. una cuenta y empresas separadas como departamentos - botón Añadir empresa como departamento;
2. una cuenta separada con un solo inicio de sesión - botón Añadir empresa (vía nueva cuenta).

1. Si deseas utilizar la primera opción, añadir una nueva empresa será similar a añadir un nuevo departamento, como se describe anteriormente. La base de clientes y productos permanecerá igual para todos los departamentos.

Después de presionar el botón que selecciona esta opción, el sistema te redirigirá al mismo lugar donde se crea el nuevo departamento; podrás añadir una numeración de documentos separada o una configuración distinta para enviar documentos por correo electrónico.

Es importante tener en cuenta que el sistema no permite emitir varias facturas con el mismo número en el mismo año dentro de una misma cuenta. Si deseas establecer una numeración separada para los departamentos, es recomendable añadir una letra o número al principio de cada departamento; de esta manera, cada departamento tendrá un número único.

2. Si eliges la segunda opción, se creará una cuenta completamente nueva desde el mismo perfil de usuario, lo que significa que, después de añadirla, podrás gestionarla utilizando el mismo inicio de sesión y contraseña, y cambiar entre ellas mediante el menú superior.
    

Esto creará empresas separadas con bases de datos de clientes y productos independientes.

Después de presionar el botón que selecciona esta opción, el sistema te redirigirá para crear una nueva cuenta. Verás tu nombre de usuario actual con un número al final que te indicará qué nueva cuenta estás creando.

Si has creado cuentas adicionales para tus clientes (es decir, si estás utilizando la opción disponible para oficinas contables y deseas darles la capacidad de gestionar la cuenta:

Ve a Ajustes > Usuarios

configura los datos del usuario específico y su rol en el sistema.

Cuenta bancaria

Añadir una nueva cuenta bancaria crea automáticamente un nuevo departamento de empresa. Ten en cuenta en qué empresa deseas crear este departamento.