BitFactura.es - primeros pasos en el sistema

Creado: 20/03/2024
Última actualización: 21/03/2024

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Hola,
Estamos muy contentos de que estés comenzando tu aventura con la facturación electrónica. En este artículo, queremos presentarte las características más simples del sistema y cómo configurar tu cuenta para que puedas comenzar a trabajar rápidamente con el sistema.

Crea una cuenta en el sistema (si aún no tienes una)

1. Para crear una cuenta en BitFactura, haz clic en el botón Inscribirse visible en la página https://bitfactura.com. Asegúrate de que la dirección de la página comience con "https", lo que te asegurará una conexión segura.

Ingresa tu dirección de correo electrónico y contraseña, luego haz clic en Registrar. Hay un paso más antes de ingresar al programa, donde crearás el nombre de tu cuenta.

Verifica tu dirección de correo electrónico

Después de crear una cuenta en el sistema, se enviará automáticamente un mensaje con un enlace de activación a tu cuenta y el nombre de usuario que elijas a tu dirección de correo electrónico. Te animamos a verificar tu dirección de correo electrónico al inicio de tu trabajo con el sistema. Verificar tu dirección de correo electrónico garantizará la seguridad de los datos que almacenarás en tu cuenta.

Ingresa los datos de tu empresa

2. Una vez que hayas creado tu cuenta, puedes emitir una factura de inmediato haciendo clic en el botón azul +Factura visible en el centro de la pantalla. Sin embargo, comencemos con la configuración de los ajustes más importantes de tu nueva cuenta. Para comenzar, te sugerimos que agregues los datos de tu empresa. Para hacerlo, ve a Ajustes > Empresa/Departamento. Puedes ingresar los datos manualmente o recuperarlos de la base de datos del INE ingresando tu NIF. Los datos que ingreses se utilizarán como los datos de tu empresa en los documentos emitidos automáticamente. Después de guardar los datos de tu empresa, siempre podrás editarlos en la pestaña Empresa/Departamento.

¿Cómo crear departamentos en una empresa?
¿Cómo agregar diferentes números de cuenta bancaria?
¿Cómo cambiar el nombre del número de identificación (ID de impuesto por defecto)?

Activa los documentos necesarios para los ingresos

3. En BitFactura, puedes emitir muchos tipos de documentos, pero para mantener orden en tu cuenta, te sugerimos habilitar aquellos que utilizas a diario. Para ver una lista completa de documentos que puedes utilizar, ve a Ajustes > Ajustes de cuenta > Tu cuenta. Luego, verás la sección Documentos a expedir.

A partir de ahora, tendrás acceso a los documentos que selecciones desde el panel de control:

y desde el menú principal:

Activa los documentos de gastos

4. BitFactura no solo incluye documentos de ingresos, también incluye los documentos de costos de tu empresa. Al ingresar toda la documentación en el sistema, podrás ver la situación financiera total de tu empresa en reportes detallados. Si no ves la pestaña de Gastos en la barra de menú, ve a Ajustes > Ajustes de cuenta > Tu cuenta > Gastos y activa la casilla de verificación de Gastos.

Establece el formato de numeración de tus documentos

5. Si utilizas tu propio método de numeración de facturas, antes de emitir tu primera factura, puedes definir la numeración de tus documentos en Ajustes > Ajustes de cuenta > Numeración de facturas. El formato predeterminado sugerido por BitFactura es nr-m/mm/yyyy, que significa el número de documento en un mes dado / mes / año. Puedes cambiar este formato utilizando las siguientes variables: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.

Al seleccionar el formato de numeración, puedes elegir uno de los formatos de numeración propuestos o crear tu propio formato. También puedes ingresar una constante específica para el formato de numeración que especifiques, por ejemplo, el departamento de tu empresa. Si deseas que las facturas se numeren en el formato FV/UK/1/12/2024, utiliza el siguiente formato: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.

Consulta:
¿Cómo ingresar una numeración separada para cada departamento de tu empresa?

Si comienzas a utilizar BitFactura a mitad de año y deseas que la numeración continúe como se ha llevado a cabo hasta ahora, asigna manualmente el número de factura correspondiente al emitir el primer documento en el sistema, por ejemplo, 7

Después de guardar el documento, al emitir la próxima factura, el sistema propondrá el número 8/03/2024 como siguiente.

Documentos con o sin Impuesto

6. Por defecto, BitFactura propone ingresar el 21% de IVA en los documentos, sin embargo, puedes cambiar tanto el nombre del impuesto, la tasa impositiva, así como desactivarlo completamente en el documento.

Cambiar el nombre y la tasa del impuesto:
Para cambiar el nombre del impuesto, ve a Ajustes > Ajustes de cuenta > Configuración > Facturas y documentos y define el nombre y/o la tasa impositiva que necesites. En el ejemplo, mostramos el impuesto mexicano de IVA del 16%

Desactivación de la columna del impuesto al valor agregado en los documentos:
Si no deseas mostrar ninguna tasa de impuesto en tus documentos, puedes desactivarlo yendo a Ajustes > Ajustes de cuenta y luego, en la parte central de la pantalla, debajo de la sección Documentos a expedir, encontrarás la opción Facturas con o sin impuesto. Desmarca la casilla Incluir impuesto en facturas y guarda los cambios.

También puedes desactivar la columna del IVA cada vez que emites un documento seleccionando --desactivado-- en la columna específica.

Completa la base de datos de productos y clientes (opcional)

7. No es necesario completar las bases de datos de productos y clientes para comenzar a facturar en BitFactura. Cuando emites cada documento (después de guardarlo), los datos que ingreses serán recordados por el sistema, y al cambiar a la pestaña de Productos y Clientes verás la lista de datos creados. Los datos guardados en las listas de productos y clientes se sugerirán automáticamente al emitir documentos posteriores. Esta opción acelera la expedición de documentos y garantiza que no cometas errores al ingresar manualmente los datos cada vez.

Si deseas utilizar bases de datos de productos y clientes predefinidas, puedes ingresar datos al sistema antes de comenzar a emitir facturas. Para agregar un cliente, ve a la pestaña Clientes > Añadir cliente nuevo, y para agregar un producto, dirígete a Almacén/Productos > Productos > Nuevo producto. Tus datos y los de tus clientes están seguros en BitFactura, y puedes estar seguro de que se procesan de acuerdo con los requisitos del RGPD.

Consulta:
¿Cómo distinguir el producto de un servicio?
¿Cómo importar archivos de datos de clientes o productos?

8. Ahora estás listo para emitir una factura en BitFactura. ¡Mira qué fácil es :)

Para guías más detalladas, consulta:

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