Roles personalizados - acceso y gestión de documentos

Crear un rol personalizado te permite especificar a qué documentos o privilegios tendrá acceso el usuario seleccionado. Durante la configuración de un nuevo rol, puedes otorgar acceso a los documentos emitidos en la cuenta. También tienes la opción de restringir el acceso a ciertas funciones como la eliminación de facturas. En esta publicación, aprenderás dónde establecer la extensión del acceso a documentos y su gestión para el nuevo rol.

Roles personalizados - acceso  y gestión de documentos

Para otorgar acceso a documentos y su gestión dentro de los privilegios:

1. Ve a Ajustes > Usuarios y elige Roles desde el panel izquierdo, 

2. En el siguiente paso, utiliza el botón de Añadir un rol nuevo.

3. Completa el campo Nombre del Rol.
4. En la sección de Privilegios, marca las casillas para las opciones a las que el usuario debería tener acceso.
5. Para otorgar acceso a los documentos y su gestión, marca la casilla junto a Facturas, así como aquellas opciones relacionadas con documentos a las que el usuario debería tener acceso.

6. Confirma la creación del nuevo rol haciendo clic en Guardar en la parte inferior de la página y asigna el rol a la dirección de correo electrónico seleccionada.

¿Qué privilegios proporciona la selección de cada opción?

Facturas - esta casilla debe marcarse antes de otorgar acceso a uno de los siguientes privilegios:

• Los documentos Contables - una persona con acceso a documentos contables tendrá una visión y la capacidad de gestionar documentos contables creados dentro de la cuenta,
• Los documentos No Contables - una persona con acceso a documentos no contables (por ejemplo, proforma, pedido) tendrá una visión y la capacidad de gestionar estos tipos de documentos,
• Ingresos - una persona con acceso a ingresos tendrá la capacidad de acceder a la lista de documentos de ingresos, verlos, agregar, editar, eliminar y realizar otras actividades relacionadas con documentos de ventas,
• Los gastos - una persona con acceso a gastos tendrá la capacidad de acceder a la lista de documentos de costos, ver documentos individuales, agregar, editar, eliminar y realizar otras actividades relacionadas con documentos de costos.
• Listado - una persona con acceso a la lista de documentos verá listas de documentos de ingresos, sin embargo, si durante el proceso de creación del rol no se asignan los privilegios de visualización, creación, edición y/o eliminación de documentos, no podrán realizar estas actividades en los documentos listados. El acceso a la lista de documentos permite buscar y filtrar documentos, así como cambiar el estado de las facturas y la capacidad de exportar documentos.
• Vista Previa - una persona con acceso a esta opción tendrá la capacidad de previsualizar documentos de ingresos. Sin privilegios adicionales para agregar, editar y eliminar, no podrán crear, realizar cambios o eliminarlos. Si dicha persona no recibe privilegios en la vista de lista de documentos, solo podrá ver el documento a través de un enlace URL directo. El privilegio de vista previa del documento también permite imprimir el documento.
• Añadir - una persona con acceso para agregar documentos tendrá la capacidad de crear un nuevo documento de ingresos. Si a esta persona no se le asigna el privilegio de visualización, al guardar el documento, será redirigida a la página principal. Sin el privilegio de editar y/o eliminar el documento, tampoco podrá realizar cambios en el documento creado o eliminarlo.
• Modificación - una persona con acceso para editar documentos tendrá la capacidad de realizar cambios en el contenido de documentos de ingresos. Nota: ¡este privilegio se puede asignar sin asignar acceso al listado y vista previa de documentos! Este privilegio se puede utilizar al editar documentos a través de la API; sin embargo, recomendamos también seleccionar acceso al listado y vista previa de documentos para personas que editen documentos manualmente en el sistema.
• Eliminación - una persona con acceso para eliminar documentos tendrá la capacidad de eliminar permanentemente documentos de ingresos. Nota: ¡este privilegio se puede asignar sin asignar acceso al listado y vista previa de documentos! Este privilegio se puede utilizar al eliminar documentos a través de la API. Recomendamos también seleccionar acceso al listado y vista previa de documentos para personas que eliminen documentos manualmente en el sistema.