El sistema VERIFACTU no solo afecta la apariencia de la factura, sino que también determina su estado dentro del proceso VERIFACTU.
Es importante tener en cuenta que el estado VERIFACTU es independiente del estado de la factura en BitFactura. Mientras que BitFactura controla el estado del documento dentro de la aplicación (por ejemplo, expedido, enviado o pagado), el estado VERIFACTU refleja su procesamiento y validación por parte de las autoridades fiscales españolas (AEAT).
En este artículo te indicamos cómo funciona el Estado VERIFACTU en las facturas y qué tipos de estado puede tener cada factura enviada a la AEAT.
ESTADO VERIFACTU
La columna ESTADO VERIFACTU en la lista de facturas puede tener los siguientes estados:
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Aceptado:
Si tanto el estado de DATADEC como el estado VERIFACTU son aceptados y hay una respuesta "Aceptada" por parte de la AEAT.
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Aceptado con errores:
El estado de DATADEC está validado y el estado VERIFACTU refleja la respuesta de la AEAT "Aceptado con errores". Al recibir este estado, el código QR de la factura será encontrado en la página de la AEAT. Sin embargo, deberás corregir el error que haya enviado la AEAT para que tu factura sea totalmente aceptada y la puedas enviar a tu cliente.
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Pendiente:
Hay dos posibilidades para tener este estado:
- Aún no tenemos un estado de DATADEC.
- El estado de DATADEC está validado, pero aún no tenemos respuesta de VERIFACTU; en otras palabras, mientras no haya un error de DATADEC/VERIFACTU ni una respuesta positiva VERIFACTU, el documento se considerará con un estado pendiente.
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Error:
Si hay algún error, ya sea por parte de la integración con DATADEC o una respuesta "Rechazada" por parte de la AEAT en VERIFACTU.
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No conectado:
Si no has conectado el NIF/empresa a la integración y emites facturas bajo ese NIF/empresa, la factura no será enviada a VERIFACTU y tendrá este estatus en la lista de facturas.
¿Qué otra información puedo saber en la columna ESTADO VERIFACTU?
La columna ESTADO VERIFACTU proporciona información detallada sobre el estado y las fechas clave de la factura dentro de nuestra integración.
Haz clic en el ícono que indica el estado de tu factura en Verifactu en la columna ESTADO VERIFACTU para consultar la siguiente información:
En esta sección, puedes consultar:
- El Número de documento en BitFactura
- La Fecha de emisión en BitFactura
- Estado DATADEC
- Estado VERIFACTU
- Fecha de respuesta en VERIFACTU
- El Número de documento en BitFactura:
Este será el número asignado en el sistema al expedir tus facturas. Lee más sobre la numeración de tus facturas en BitFactura aquí.
- Fecha de emisión en BitFactura:
Indica la fecha en que se ha emitido la factura en BitFactura. Esta fecha será la misma fecha del envío a VERIFACTU.
Lee más sobre la fecha de emisión de las facturas en BitFactura aquí.
- Estado DATADEC:
El estado DATADEC funciona como el primer paso de aprobación en nuestra integración por parte de nuestro socio.
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Un estado Validada confirma que todos los datos de la factura han sido verificados y que el documento se ha enviado a la AEAT para su registro en VERIFACTU.
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Un estado No validada indica que la factura no ha sido enviada a la AEAT debido a errores en el proceso de integración con DATADEC.
Cuando el Estado DATADEC es No validada, el Estado VERIFACTU se mostrará con el texto No enviada. La factura no será enviada a la AEAT.
- Estado VERIFACTU:
Este estado aparece una vez la factura ha sido enviada a la AEAT. Las facturas enviadas a VERIFACTU pueden tener tres posibles estados: Aceptada, Aceptada con errores y Rechazada.
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Aceptada: significa que la factura ha sido validada, registrada y aprobada correctamente por las autoridades fiscales españolas (AEAT) sin ningún problema.
Al escanear el código QR de dicha factura, esta dirá "Factura encontrada". Lee más sobre códigos QR aquí.
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Aceptada con errores: indica que la factura fue recibida y procesada, pero se detectaron ciertos errores o advertencias no críticas que no impiden su aceptación. Dichos errores serán reportados en la sección Errores.
Ejemplos de una factura Aceptada con errores podrían incluir:
- Omisiones menores en campos opcionales,
- advertencias sobre formato o problemas de lógica empresarial que no afectan la validez esencial del registro de facturación (aunque la documentación de la AEAT no enumera públicamente cada posible escenario en términos simples).
La factura está registrada, pero es recomendable realizar alguna acción correctiva (por ejemplo, emitir una factura rectificativa o una Subsanación e investigar la causa del error), ya que aunque se acepta, algunos datos pueden estar señalados.
Al escanear el código QR de dicha factura, esta dirá "Factura encontrada". Lee más sobre códigos QR aquí. -
Rechazada: significa que la factura no superó las verificaciones de validación y no fue aceptada por VERIFACTU; en este caso, el documento debe revisarse, corregirse y volver a enviarse.
Algunos errores críticos pueden ser:
- Problemas estructurales o sintácticos en el formato XML/registro (etiquetas obligatorias faltantes, tipos de datos incorrectos),
- identificadores incorrectos o inválidos (por ejemplo, NIF inválido, campos obligatorios faltantes como fecha de emisión o base imponible),
- violaciones de reglas de negocio (por ejemplo, duplicar un número de factura previamente emitido en la misma serie, romper la secuencia, etc.)
Al escanear el código QR de dicha factura, esta dirá "Factura no encontrada". Lee más sobre códigos QR aquí.
Cuando una factura es Rechazada, debe corregirse mediante una Factura rectificativa o una Subsanación dependiendo del error obtenido. La factura corregida debe enviarse de nuevo ya que se considera como si nunca hubiera sido registrada correctamente en la AEAT.
Lee más sobre cómo hacer una Subsanación aquí.
- Fecha de respuesta en VERIFACTU:
Esta fecha aparecerá solamente cuando la factura haya sido entregada a la AEAT. El campo tendrá la fecha del momento de entrega.
Adicionalmente en esta sección, se podrá visualizar el tipo de errores enviados por la AEAT cuando la factura haya sido rechazada.
Conoce más sobre los errores que puede enviar la AEAT en tu factura VERIFACTU aquí.