Numeración común de los documentos con el mismo formato en diferentes departamentos

Para los usuarios de BitFactura que tienen diferentes tipos de documentos dentro de un departamento de la empresa y desean establecer el mismo formato de numeración para ellos, el sistema tiene la opción de seleccionar una casilla de verificación, lo que hará que la numeración se agregue de manera intercambiable.

Para hacerlo:

• Entra en Ajustes > Ajustes de cuenta,
• entra en pestaña Numeración de facturas,
• marca la opción Numeración común de los documentos con el mismo formato de archivo,
• guarda los cambios,

Entre los usuarios de BitFactura, también hay personas que utilizan la posibilidad de crear varios departamentos dentro de una empresa. Por lo tanto, la numeración también es diferente para diferentes casos.

• Situación 1 (el mismo formato de numeración para un departamento)
  • Si expedimos sucesivamente: recibo, factura, recibo, factura con el mismo formato de numeración (nr 1, 2...), os documentos tendrán los siguientes números: 1, 1, 2, 2. Después de marcar la opción mencionada anteriormente numeración será así: 1, 2, 3, 4.
  • Si expedimos sucesivamente: recibo, factura, recibo, factura con el mismo formato de numeración (nr-m/mm-yyyy), los documentos tendrán los siguientes números: 1/04/2016, 1/04/2016, 2/04/2016, 2/04/2016. Después de marcar la opción mencionada anteriormente numeración será así: 1/04/2016, 2/04/2016, 3/04/2016, 4/04/2016. Este formato de numeración no es el recomendado para facturas emitidas en el territorio español, ya que la normativa requiere una numeración secuencial, única y continua sin reinicio por fecha o formato.

• ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Situación 2 (dos departamentos con el mismo formato de numeración para diferentes documentos dentro de un departamento; distinto formato de numeración para cada departamento)
  • Tenemos dos departamentos. En el primer departamento, la numeración para recibos y facturas es la siguiente (nr-m/mm/yyyy), y en el segundo departamento (nr/yyyy). Si la opción está activada, el primer departamento va a numerar facturas y recibos así: 1/04/2016, 2/04/2016, 3/04/2016, 4/04/2016, y el segundo departamento, 1/2016, 2/2016, 3/2016, 4/2016.

• Situación 3 (dos departamentos con el mismo formato de numeración para diferentes tipos de documentos dentro de un departamento, el formato de numeración para ambos departamentos es el mismo)
  • Tenemos dos departamentos. En ambos departamentos, la numeración de recibos y facturas es la siguiente (nr/yyyy), es decir, los recibos y facturas en cada uno de los departamentos tienen la misma numeración. Sin activar la opción de Numeración común de lo documentos con el mismo formato de archivo, el programa numerará los documentos de la siguiente manera: recibo (departamento 1) - 1/2016, factura (departamento 1) - 2/2016, recibo (departamento 2) - 3/2016, factura (departamento 2) - 4/2016.

Estos formatos de numeración no son los recomendados para facturas emitidas en el territorio español, ya que la normativa requiere una numeración secuencial, única y continua sin reinicio por fecha o formato.

Después de activar la opción para cada uno de los departamentos, necesitarías agregar, por ejemplo, una letra o un carácter en la numeración de los departamentos para distinguirlos entre sí. Entonces, la numeración funcionará como en el caso 2.
Por ejemplo: numeración para el primer departamento:  A/nr/yyyy, numeración para el segundo departamento: B/nr/yyyy
Entonces la numeración será así: recibo (departamento 1) - A/1/2016, factura (departamento 1) - A/2/2016, recibo (departamento 2) - B/1/2016, factura (departamento 2) - B/2/2016