Facturas recurrentes - ¿Cómo crear un ciclo de facturas recurrentes?

Si emites las mismas facturas para el mismo cliente periódicamente, BitFactura te permite emitir y enviar automáticamente dichas facturas en intervalos especificados. Todo el proceso se facilita a través de facturas recurrentes, disponibles en las suscripciones Estándar y Profesional.

En este artículo, aprenderás:

• cómo activar la opción para facturas recurrentes;
• cómo iniciar un ciclo de facturas;
• cómo eliminar un ciclo creado;
• cómo eliminar o exportar masivamente ciclos seleccionados.

¿Cómo activar la opción para facturas recurrentes?

Para habilitar la opción de facturas recurrentes, ve a Ajustes > Ajustes de Cuenta > Tu cuenta, en la sección Expedición automática de facturas recurrentes, selecciona Factura recurrente  y guarda los cambios.

¿Cómo iniciar un ciclo de facturas?
PRIMERA SOLUCIÓN

Para iniciar un ciclo de facturas, ve a la pestaña Ingresos > Facturas recurrentes. El programa te llevará a la lista de facturas recurrentes. El botón Nueva factura recurrente se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla. Si estás realizando este paso por primera vez, también encontrarás el botón Nueva factura recurrente en el centro de la ventana principal.



En el formulario de la factura recurrente, puedes especificar parámetros más detallados.

Comienza eligiendo una opción conveniente para crear el ciclo:

1. A base de:  Esta opción te permite generar una factura recurrente únicamente basada en los datos de una factura previamente creada, que seleccionarás aquí. Simplemente ingresa el número de factura, nombre o NIF del cliente; el programa sugerirá una lista de documentos propuestos a medida que escribas. De esta manera, los campos informativos se completarán automáticamente con los datos de la factura creada previamente, sin necesidad de volver a llenarlos. Es importante tener en cuenta que realizar cambios en la factura original también afectará a todas las facturas recurrentes generadas en base a ella.

2. Definida por usuario: Optar por esta opción te brinda la oportunidad de crear una especie de "plantilla" de datos predefinidos sobre los cuales se generarán tus facturas recurrentes. La form Definida por usuario también permite editar fácilmente el ciclo, a diferencia del ciclo A base de, donde necesitarías editar una factura de muestra para cambiar algo en el ciclo. Para crear dicho ciclo, simplemente completa los campos de Vendedor, Cliente, Fecha de vencimiento, Producto, Cantidad, Precio bruto y Moneda con la información apropiada, y cada factura subsiguiente se emitirá en consecuencia. Si tienes múltiples empresas en el sistema, puedes especificar el Vendedor. La lista de clientes aparecerá tan pronto como comiences a escribir en el campo de Cliente. También, indica la fecha de vencimiento, selecciona el producto, su cantidad, precio y moneda.

Nota: Solo se puede seleccionar un artículo en la sección de productos. Para generar una factura recurrente con varios productos, debes crearla en base una factura existente. Puedes encontrar más información sobre la forma Definida por usuario en la entrada de Definición Propia de una Factura Recurrente (Definida por usuario) - sin necesidad de indicar la factura base.

3. Después de seleccionar la base de la factura recurrente en A base de y Definida por usuario, debes especificar el Tipo de factura, y aquí tenemos dos opciones: Ingreso y Gasto.

4. En el campo de Título (este es un espacio de trabajo visible solo para ti), asigna un "Nombre" a tu factura recurrente. Especifica quién es el Comprador y de qué se trata para facilitar su búsqueda en el futuro y mantener el orden en la documentación. Las facturas se pueden filtrar alfabéticamente o por el orden de su creación en el sistema. También puedes establecer un nombre basado en una factura proforma emitida anteriormente, donde los datos (como día, mes, año) serán variables, por ejemplo, Cuatro peones - Servicio de Marketing junio de 2021, Cuatro peones - Servicio de Marketing 01/2022.

En este sentido, puedes utilizar las siguientes variables:

• {{year}} - año,
• {{day}} - día,
• {{month}} - mes,
• {{previous_year}} -año anterior,
• {{next_year}} - año siguiente,
• {{previous_month}} - mes anterior,
• {{next_month}} - mes siguiente,
• {{month_in_words}} - mes en palabras,
• {{previous_month_in_words}} - mes anterior en palabras,
• {{next_month_in_words}} - mes siguiente en palabras,
• {{month+1}}, {{month+2}}, {{month+3}} ... - uno/dos/tres meses adelante,
• {{month_in_words+1}}, {{month_in_words+2}}, {{month_in_words+3}} ... - uno/dos/tres meses adelante en palabras,
• {{month-1}} {{month-2}} {{month-3}} ... - uno/dos/tres meses atrás,
• {month_in_words-1}} {{month_in_words-2}} ... - uno/dos/tres meses atrás en palabras.

Puedes encontrar más información sobre las variables en el nombre de las facturas recurrentes en el documento Ingreso de variables en el título de un elemento de factura (por ejemplo, día, mes, año) en facturas recurrentes.


 

5. Fecha de la primera factura: aquí, puedes elegir la fecha desde la cual deseas iniciar tu ciclo y emitir automáticamente facturas recurrentes. La primera factura se puede generar y enviar, por ejemplo, el 20 de junio, mientras que las facturas subsiguientes, por ejemplo, cada 1er día del mes siguiente (1 de julio, 1 de agosto, etc.) - ver punto 8. Emitir solo durante un día específico del mes.

6. Emitir facturas recurrentes cada: aquí, puedes especificar la frecuencia con la que se deben generar las facturas subsiguientes (semanalmente, mensualmente, cada 2 meses, cada 3 meses, cada 6 meses, anualmente).

7. Generado a las: selecciona la hora exacta para enviar las facturas de entre las opciones disponibles. Sin embargo, ten en cuenta que si estableces la hora de emisión de la factura recurrente entre las 24:00 y las 02:00, puede haber retrasos en la emisión de facturas del sistema (el retraso es de hasta 24 horas). Esto está relacionado con la zona horaria de los servidores donde se almacenan los datos del sistema BitFactura.es. Recomendamos cambiar la hora de emisión automática de la factura a las 02:00 - 03:00 o a horas posteriores a la configuración predeterminada.

8. Emitir solo durante un día específico del mes: tienes la opción de especificar un día específico y fijo del 1 al 31 de cada mes en el que se enviará cada factura recurrente subsiguiente.

9. Expedir solo los días laborables: al marcar esta opción, esta función asegura que la generación de la factura ocurra solo en días laborables, es decir, de lunes a viernes, independientemente de si alguno de ellos es legalmente un día no laborable. Si la fecha de emisión cae en un sábado o domingo, el programa emitirá la factura con un retraso de uno o dos días. En la situación en la que la factura esté programada para generarse el último día del mes, que caiga un sábado o domingo, la factura se emitirá el último día hábil de ese mes, por ejemplo, el 31 de enero cae en domingo, la factura se enviará el 29 de enero, viernes.

10. Enviar factura automáticamente por correo electrónico: en la ventana que aparece después de seleccionar esta opción, puedes ingresar la dirección de correo electrónico del cliente a la que el programa deberá enviar automáticamente las facturas después de que se emitan. El sistema permite enviar la factura a hasta 5 direcciones de correo electrónico diferentes. Después de cada dirección, utiliza una coma "," por ejemplo: email1@ejemplo.com, email2@ejemplo.com.
    
    

11. Enviar notificaciones: Al habilitar esta opción, se enviará una notificación a tu correo electrónico cuando se emita una nueva factura recurrente. Después de emitir la factura recurrente y establecer la frecuencia de emisión, no se necesitan acciones adicionales (aparte de, por ejemplo, descargarlas en PDF o enviarlas).

12. Emitir documentos con el estado de "pagados": Si seleccionas esta función, las facturas generadas por el programa se marcarán como pagadas.

13. Formato de numeración de otras facturas por defecto: Si prefieres una forma personalizada de numerar las facturas, puedes especificar un formato de numeración separado para los documentos en esta sección o elegir entre los formatos de muestra proporcionados por el programa.
    
    
     

14. Fecha de venta en la factura: aquí tienes varias opciones para elegir:
    - Predeterminado (fecha de emisión de factura),
    - Solo mes y año,
    - Último día del mes,
    - Día "X" del mes pasado,
    - Día "X" del mismo mes,
    - Día "X" del siguiente mes.
    
    "X" representa un número correspondiente a un día específico del mes, del 1 al 31. El día seleccionado puede estar hasta un mes de distancia de la fecha de emisión de la factura.

15. Fecha de cierre: puedes especificar y seleccionar la fecha en la que deseas finalizar el ciclo de generación automática de facturas para un cliente en particular. Esta es también la forma de desactivar la función de factura recurrente.

16. Comentario: aquí puedes incluir una nota para el ciclo de facturación creado u otra información relevante que desees incluir para este documento.

Después, haz clic en Guardar y, de esta manera, después de configurar el ciclo, puedes verificar sus parámetros básicos y la lista de facturas emitidas en función de él.



En el menú de la lista de facturas recurrentes, encontrarás los siguientes filtros: Buscar (Escribir una palabra), Cliente, Departamento y Tipo. Estos filtros facilitarán una búsqueda más rápida de los datos de la factura dentro de los ciclos.

• El filtro Buscar (Escribir una palabra) busca una frase contenida en la descripción y en la base de la factura recurrente.
• El filtro Cliente muestra una lista de clientes propuestos después de escribir la primera letra.
• El filtro Departamento te permite seleccionar facturas recurrentes dentro de un departamento específico de la empresa, o si gestionas varias empresas, puedes elegir facturas recurrentes para una específica.
• El filtro Tipo te permite filtrar entre Ingresos y Gastos.

SEGUNDA SOLUCIÓN

Otro método para generar facturas recurrentes es previsualizar la factura seleccionada, en base a la cual deseas generar el ciclo, y en el menú contextual, seleccionar la opción: Más opciones > Crear una factura recurrente.


 

Nota: Una opción importante durante la generación de facturas recurrentes es cambiar el nombre del producto con cada factura recurrente generada posteriormente. Esto es particularmente útil para ventas de suscripciones. En el nombre del producto, puedes incluir variables como semana, mes, año, que difieren automáticamente con cada factura recurrente. Puedes encontrar información completa aquí.

¿Cómo eliminar un ciclo de factura recurrente?

Para eliminar correctamente un ciclo de factura recurrente creado en el sistema, primero debes especificar la fecha en la que deseas que se desactive la generación automática de facturas dentro del ciclo. Simplemente eliminar el ciclo de la lista no detendrá la creación de documentos posteriores según la configuración.

Para desactivar el ciclo, selecciona el ciclo previamente creado de la lista e ingresa a su resumen haciendo clic en su Título. Luego, utiliza el botón Editar para realizar cambios en el ciclo. En la parte inferior, encontrarás el campo Fecha de cierre. Desde el calendario, que es visible después de hacer clic en el campo, selecciona la fecha y confirma los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Usar esta opción detendrá la emisión de documentos posteriores. Puedes dejar dicho ciclo en la lista de facturas recurrentes como inactivo o eliminarlo usando el icono de engranaje en el lado derecho.

¿Cómo eliminar o exportar ciclos en masa?

En la lista de ciclos, se ven casillas de verificación junto a cada entrada, lo que te permite realizar acciones en masa para más de un ciclo.
Esto te permite:

• Eliminar en masa los ciclos seleccionados;
• Exportar solo los ciclos seleccionados a un archivo xls.

Anteriormente, el sistema solo permitía eliminar ciclos individualmente, y la opción de exportación se aplicaba a todos los ciclos sin la capacidad de elegir qué datos exportar. Después de seleccionar las casillas de verificación junto a los ciclos elegidos, puedes eliminarlos haciendo clic en el botón Eliminar arriba de la lista de ciclos o exportar los datos usando el botón Exportar a XLS.