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¿Cómo emitir una Nota contable (débito/reconocimiento) en el sistema?

Creado: 30/11/2023
Última actualización: 23/04/2024

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Existen situaciones en las que algunas transacciones no necesitan documentarse mediante facturas. En cambio, un documento que permite cobrar y al mismo tiempo reconocer el cobro por medio de la contraparte es una nota contable, comúnmente conocida como nota de débito/reconocimiento.
 

¿Qué es una Nota contable (nota de débito/reconocimiento)?

 

Una nota contable, que sirve como documento contable, se utiliza en situaciones en las que es necesario documentar transacciones que no están sujetas al impuesto al valor agregado (IVA).

Tales situaciones pueden incluir, por ejemplo:

  • Cobro al deudor con intereses sobre obligaciones impagas;
  • Penalización contractual por el retraso en el cumplimiento del contrato;
  • Reclamación de indemnización a un asegurador;
  • Corrección de errores en documentos contables emitidos previamente.
La nota contable también puede servir como base para registros en los libros contables. Sin embargo, para que esto ocurra, debe contener cierta información necesaria para la evidencia contable, de acuerdo con la Ley de Contabilidad.
 

Elementos requeridos en una Nota contable

 

Para que una nota contable sea reconocida como base para registros, debe incluir:

  1. Identificación de que es una nota contable;
  2. Especificación de su tipo (débito/reconocimiento);
  3. Número de identificación;
  4. Fecha de la transacción;
  5. Especificación de las partes involucradas en la transacción (Emisor/Destinatario);
  6. Descripción de la transacción y su valor.
 


 

¿Cómo emitir una Nota contable en BitFactura?

Para poder emitir este tipo de documento, necesitas activarlo en la configuración de la cuenta. Para hacer esto:
1. Ve a Ajustes > Ajustes de cuenta > Tu cuenta;
2. En la sección Documentos a expedir, busca la opción Nota contable;
3. Marca la casilla junto a esta opción y luego guardar cambios.
 


4. Luego, en la barra de herramientas principal, haz clic en la pestaña de Ingresos y, en la lista, selecciona Notas contables.

 
 
5. En la lista, haz clic en el botón de Añadir para crear una nueva nota contable.
 
 
 
6. En el campo de Tipo, puedes elegir si deseas crear una Nota de Reconocimiento o una Nota de Débito.
 
 


 
7. Completa los datos requeridos y confirma la creación del documento haciendo clic en Guardar.
 

Si eliges la opción de Nota de Reconocimiento, serás el Destinatario. Mientras que si emites una Nota de Débito, tus datos estarán visibles en el lado del Emisor.

Una plantilla de nota contable correctamente configurada también mostrará detalles bancarios, incluido el código SWIFT.



 

Es importante señalar que la Nota contable es un documento adicional que solo se puede utilizar en ciertas situaciones. No puede reemplazar facturas o notas de crédito, a través de las cuales se transfieren bienes o servicios comprados al comprador correspondiente. La nota contable debe prepararse en dos copias. Los montos en monedas extranjeras deben convertirse a la moneda correspondiente según el tipo de cambio aplicable en el momento de la transacción comercial.



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