Duplicado de factura

El duplicado de una factura es un documento que sirve como copia de la factura original de IVA. Su propósito es reconstruir información sobre la transacción entre el vendedor y el comprador en una transacción comercial. Reemplaza la versión original del documento, que actuó como confirmación de la venta y compra de bienes o servicios.

Puedes solicitar la emisión de un duplicado de factura cuando hayas perdido la versión original del documento. Esta pérdida podría deberse a la destrucción del documento original, extravío o robo.

En este artículo, aprenderás:

• Qué es un duplicado de una factura.
• Cuándo y quién puede emitir un duplicado de una factura.
• Cuándo se emite correctamente un duplicado de una factura. 
• Cómo emitir un duplicado de una factura en BitFactura.

¿Cuándo y quién puede emitir un duplicado de una factura?

Un duplicado de una factura de IVA puede ser emitido por el vendedor de un producto o servicio a solicitud del comprador. Este documento también puede ser emitido por una persona autorizada por el vendedor.

Como propietario de un negocio, dado que estás obligado a mantener una documentación contable completa, en caso de que falte algún documento en tus registros, estás debidamente obligado a solicitar la obtención de un duplicado de factura.
 

¿Cuándo se considera que un duplicado está correctamente emitido?

Para que un duplicado sea reconocido como un documento contable válido y emitido correctamente, debe cumplir con una condición crucial. El requisito clave es la completa consistencia de los datos en el duplicado con la información contenida en la factura original. Además, elementos importantes incluyen la asignación como duplicado y la fecha visible de emisión del duplicado.

Así, por ejemplo, si la factura original se emitió hace varios años y el contribuyente tenía una dirección diferente en ese momento en comparación con hoy, la dirección en el duplicado no puede cambiarse a la actual. Los datos en el duplicado deben ser exactamente los mismos que los de la copia en base a la cual se emitió.

Para emitir un duplicado de una factura en BitFactura, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Ingresos > Todos en nuestro sistema.
2. En la lista, encuentra el documento para el cual deseas emitir un duplicado.
3. Si conoces el número del documento, ingrésalo en el campo de búsqueda de Rellenar con palabra clave o número. También puedes utilizar la opción de filtrado por Fecha.
4. Ten en cuenta que el sistema, de forma predeterminada, muestra una lista de documentos emitidos en los últimos 12 meses.
5. Después de encontrar el documento, haz clic en su número.

Luego, podrás seguir los pasos necesarios para emitir un duplicado de factura según la funcionalidad proporcionada por el sistema BitFactura.

Después de hacer clic en el número de la factura, el sistema te llevará a su vista previa.

Desde el menú contextual ubicado sobre el documento, haz clic en Más opciones y luego elige Duplicado de la lista desplegable.


 

El sistema mostrará un mensaje con la fecha real de creación del duplicado.

En la pantalla, encontrarás el botón de Imprimir, que utilizarás para confirmar la creación del duplicado de la factura

Dependiendo del navegador que estés utilizando, el documento se descargará directamente en el disco de tu dispositivo en formato PDF (para Chrome) o se mostrará en una ventana de navegador separada con la opción de imprimir, y también puede descargarse automáticamente a tu dispositivo (para Firefox).

El documento descargado, siguiendo los principios de un duplicado correctamente emitido, contendrá datos totalmente consistentes con la factura original, junto con la marca de duplicado y la fecha visible de su emisión.


 

Preguntas frecuentes

Consulta las preguntas frecuentes sobre el documento duplicado:

• ¿Dónde puedo encontrar un registro de los duplicados emitidos?

  Un duplicado es un documento generado una sola vez. No tenemos un registro separado en el sistema para las facturas a las que se ha emitido un duplicado. Tampoco mantenemos un registro de los duplicados en sí.

• ¿Es posible emitir un duplicado de una factura de IVA del año anterior?

  En el sistema, es posible emitir un duplicado de una factura de IVA de cualquier período. Si la factura se emitió el año pasado, debes localizar el documento en el sistema utilizando las opciones de filtrado disponibles en la lista de documentos y luego emitir el duplicado siguiendo las instrucciones proporcionadas en este documento.

• ¿Se puede emitir un duplicado para documentos no contabilizados, como facturas proforma?

  No hay tal posibilidad. Dichos documentos no contabilizados pueden volver a imprimirse sin marcarse como duplicados